Pengantar Manajemen Material (Bag. 3/5): Konsep Supply Chain

Konsep Supply Chain

Ada tiga tahap dalam aliran material. (1) Bahan baku mengalir menuju perusahaan manufaktur dari sistem supply fisik, (2) mereka akan diproses oleh manufaktur, dan (3) akhirnya barang jadi didistribusikan ke konsumen akhir melalui sistem distribusi fisik. Figure 1.2 menunjukkan gambaran sistem ini .

Meskipun gambar ini hanya menunjukkan satu pemasok dan satu pelanggan, biasanya supply chain terdiri dari beberapa perusahaan yang terhubung dalam hubungan supply/demand. Sebagai contoh, pelanggan dari suatu supplier membeli suatu produk, memberi nilai tambah terhadapnya, dan tanpa menjadi supplier terhadap pelanggan lainnya. Begitu pula suatu pelanggan mungkin memiliki beberapa supplier  dan pada gilirannya dia sendiri dapat menjadi supplier untuk beberapa pelanggan.

Selama ada sebuah rantai supplier / customer relationships, mereka semua adalah anggota supply chain yang sama.  Ada sejumlah faktor yang penting dalam supply chain:

• Supply chain mencakup semua kegiatan dan proses untuk memasok produk atau jasa kepada pelanggan akhir.
• Berapa pun jumlah perusahaannya dapat terhubung  dalam supply chain.
• Suatu pelanggan bisa menjadi supplier ke pelanggan lain sehingga total chain (rantai) dapat memiliki sejumlah supplier / customer relationships.
• Meskipun sistem distribusi dapat langsung dari supplier kepada pelanggan, tergantung pada produk dan pasar, hal tersebut dapat mengandung sejumlah perantara (distributor) seperti grosir, gudang, dan pengecer.
• Produk atau jasa biasanya mengalir dari supplier ke pelanggan dan desain, dan informasi permintaan biasanya mengalir dari pelanggan ke supplier. Hanya sedikit diantaranya yang tidak demikian.

Meskipun sistem ini bervariasi dari industri ke industri dan perusahaan ke perusahaan, elemen dasarnya sama: supply (pasokan), produksi, dan distribusi. Kepentingan relatif dari masing-masing tergantung pada biaya dari tiga elemen.

Konsep Supply Chain

Dalam beberapa tahun terakhir telah terjadi perhatian yang besar terhadap konsep Supply Chain Management (SCM).  Suatu hal yang penting untuk memahami  isu-isu yang fundamental di balik pergerakan ini, beserta pula dampaknya terhadap manajemen material.

Perspektif sejarah.

Di masa lalu, banyak manajer perusahaan menempatkan sebagian besar perhatian mereka pada isu-isu internal dalam perusahaan mereka. Tentu saja mereka menyadari dampak dari supplier, pelanggan, dan distributor, tetapi entitas-entitas tersebut sering dipandang sebagai entitas bisnis saja. Spesialis dalam purchasing, sales, dan logistics ditugaskan untuk "menangani" entitas-entitas luar ini, seringkali melalui kontrak hukum formal yang dinegosiasikan secara reguler dan mewakili perjanjian jangka pendek. Misalnya, supplier sering dipandang sebagai musuh bisnis. Tanggung jawab utama dari agen pembelian adalah untuk menegosiasikan finansial terbaik dan kondisi pengiriman dari supplier, yang tugasnya adalah untuk memaksimalkan keuntungan perusahaannya. Teori-teori organisasi sering menyebut fungsi penanganan tersebut dengan boundary spanners entitas luar, menunjukkan bahwa bagi kebanyakan orang dalam organisasi ada batas yang didefinisikan dengan baik dan kaku antara organisasi mereka dan seluruh dunia.

Perubahan besar pertama dalam perspektif tersebut bagi sebagian besar perusahaan dapat ditelusuri terhadap pertumbuhan eksplosif dalam konsep just-in-time (JIT) awalnya dikembangkan oleh Toyota dan perusahaan Jepang lainnya pada tahun 1970-an. Kemitraan supplier dirasa menjadi aspek utama suksesnya JIT. Dengan konsep itu, supplier dipandang sebagai mitra bukan sebagai lawan. Dalam arti bahwa supplier dan pelanggan memiliki tujuan yang saling terkait, bahwa keberhasilan masing-masingnya terkait dengan keberhasilan lainnya. Penekanan yang besar diletakkan pada kepercayaan antara mitra, dan banyak batas mekanisme yang formal, seperti aktivitas penerimaan / inspeksi terhadap barang yang masuk, yang diubah atau dihilangkan sama sekali. Sebagai konsep kemitraan yang tumbuh, ada banyak perubahan lain dalam hubungan ini termasuk:

• Mutual analisis untuk pengurangan biaya. Kedua belah pihak meneliti proses yang digunakan untuk mengirim informasi dan memberi bagian, dengan gagasan bahwa pengurangan biaya akan dibagi antara kedua belah pihak.
• Mutual desain produk. Di masa lalu pelanggan sering menyampaikan desain lengkap kepada supplier  yang berkewajiban untuk memproduksi sesuai dengan desain tersebut. Dengan kemitraan, kedua perusahaan bekerja sama. Seringkali supplier akan tahu lebih banyak tentang bagaimana membuat produk tertentu, sedangkan pelanggan akan tahu lebih banyak tentang maksud aplikasi yang didesain. Bersama-sama, mereka mungkin bisa menghasilkan desain yang unggul dibandingkan dengan apa yang jika mereka melakukannya sendiri.
• Dengan JIT, secara hebat bisa mengurangi ‘persediaan dalam proses’ (Inventory in the process) dan kebutuhan pengiriman cepat sesuai dengan kebutuhan, kecepatan arus informasi yang akurat menjadi kritis. Sistem formal berbasis kertas memberi jalan untuk pertukaran data elektronik dan metode komunikasi informal.

Pertumbuhan konsep supply chain.

Seperti tahun 1980-an yang memberi jalan untuk tahun 1990-an, zaman terus berubah, memaksa adanya modifikasi tambahan terhadap tren:

• Telah adanya pertumbuhan yang eksplosif tentang kemampuan komputer dan aplikasi perangkat lunak terkait. Sistem yang sangat efektif dan terintegrasi seperti enterprise resource planning (ERP) dan kemampuan untuk menghubungkan perusahaan secara elektronik (melalui internet, misalnya) telah memungkinkan perusahaan untuk berbagi sebagian besar informasi dengan cepat dan mudah. Kemampuan untuk memiliki informasi dengan cepat telah menjadi kebutuhan yang kompetitif bagi banyak perusahaan.
• Telah adanya pertumbuhan yang besar dalam persaingan global. Sangat sedikit perusahaan masih bisa mengatakan mereka hanya memiliki kompetisi lokal, dan banyak pesaing global memaksa perusahaan yang ada untuk menemukan cara baru untuk menjadi sukses di pasar.
• Telah adanya pertumbuhan kemampuan teknologi untuk produk dan proses. Siklus hidup produk untuk banyak produk menyusut dengan cepat, memaksa perusahaan untuk tidak hanya menjadi lebih fleksibel dalam desain tetapi juga untuk mengkomunikasikan perubahan dan kebutuhan kepada supplier dan distributor.
• Perubahan yang didorong oleh JIT pada tahun 1980-an berlanjut matang, sehingga sekarang banyak perusahaan memiliki pendekatan baru terhadap hubungan antarorganisasi sebagai bentuk usahanya.
• Sebagian tanggapan terhadap kondisi sebelumnya, semakin lebih banyak lagi perusahaan yang memilih me-subkontrak-kan pekerjaan mereka kepada supplier, mereka menjaga hanya yang paling penting pada kompetensi inti mereka sebagai kegiatan internal.

Apa konsep supply chain saat ini?

Perusahaan saat ini mengadopsi konsep supply chain melihat seluruh rangkaian kegiatan dari produksi bahan baku sampai pembelian konsumen kemudian ke pembuangan akhir sebagai kegiatan rantai yang berhubungan. Untuk menghasilkan kinerja yang optimal bagi pelayanan pelanggan dan minimalnya biaya, rasanya aktivitas supply chain harus dikelola sebagai kemitraan tambahan. Hal ini berarti banyak isu, tetapi tiga yang penting meliputi:

1. Aliran material

2. Aliran informasi dan berbagi informasi, sebagian besar melalui Internet.

3. Transfer dana.

Selain itu, tren baru adalah mengelola pemulihan, daur ulang, dan penggunaan material kembali. Pendekatan utama supply chain management adalah sebuah konseptual. Semua bagian dari produksi material, dari bahan baku ke pelanggan akhir, dianggap sebagai sebuah rantai yang terkait. Cara yang paling efektif dan efisien untuk mengelola kegiatan sepanjang rantai adalah dengan melihat setiap organisasi yang terpisah dalam rantai sebagai tambahan dari suatu organisasi sendiri. Ada banyak organisasi dalam supply chain. Berikut sebagai contoh, rantai organisasi yang mewakili aliran silikon baku yang digunakan untuk membuat chip komputer untuk proses pengiriman dan pembuangan dari perangkat komputer itu sendiri.

Apa yang digambarkan di sini hanyalah salah satu rantai dari serangkaian rantai komponen yang berbeda yang mewakili jaringan supplier dan distributor untuk produk. Untuk mengelola supply chain, seseorang tidak hanya harus memahami jaringan supplier dan pelanggan sepanjang rantai tetapi juga harus mencoba untuk secara efisien merencanakan material dan arus informasi sepanjang setiap rantai untuk memaksimalkan efisiensi biaya, efektivitas, pengiriman, dan fleksibilitas. Ini jelas tidak hanya berarti mengambil pendekatan konseptual yang berbeda kepada supplier dan pelanggan tetapi juga berarti sebuah sistem informasi yang sangat terintegrasi dan ukuran kinerja yang berbeda. Secara keseluruhan, kunci untuk mengelola konsep seperti itu adalah dengan arus yang cepat dari informasi yang akurat dan peningkatan fleksibilitas organisasi.

"To manage a supply chain, one must not only understand the network of suppliers and customers along the chain but must also try to efficiently plan material and information flows along each chain to maximize cost efficiency, effectiveness, delivery, and flexibility"

Konflik dalam Sistem Tradisional

Di masa lalu, pasokan, produksi, dan sistem distribusi diorganisir menjadi fungsi terpisah yang dilaporkan ke departemen yang berbeda dari sebuah perusahaan. Seringkali kebijakan dan praktek dari departemen yang berbeda memaksimalkan tujuan departemen tanpa mempertimbangkan efek yang akan mereka dapatkan pada bagian lain dari sistem. Karena tiga sistem yang saling terkait, konflik sering terjadi. Meskipun setiap sistem membuat keputusan yang terbaik untuk dirinya sendiri, secara keseluruhan tujuan perusahaan menderita. Sebagai contoh, departemen transportasi akan mengirim dalam jumlah sebesar mungkin sehingga dapat meminimalkan biaya pengiriman per unit. Namun, hal ini meningkatkan persediaan dan mengakibatkan lebih tingginya biaya persediaan-pengangkut.

Untuk mendapatkan keuntungan tertinggi, sebuah perusahaan harus memiliki setidaknya empat tujuan utama:

1. Menyediakan pelayanan pelanggan terbaik (Provide best customer service)

2. Menyediakan biaya produksi terendah (Provide lowest production costs)

3. Menyediakan investasi persediaan terendah (Provide lowest inventory investment)

4. Menyediakan biaya distribusi terendah (Provide lowest distribution costs)

Tujuan-tujuan ini menciptakan konflik antara pemasaran, produksi, departemen keuangan karena masing-masing memiliki tanggung jawab yang berbeda di daerah-daerah ini. Tujuan pemasaran adalah

untuk mempertahankan dan meningkatkan pendapatan, karena itu, harus memberikan pelayanan pelanggan terbaik. Ada beberapa cara untuk melakukan hal ini:

• Menjaga persediaan tinggi sehingga barang selalu tersedia bagi pelanggan.

• Mempengaruhi jalannya produksi sehingga item yang non-inventoried dapat diproduksi dengan cepat.

• Membuat sistem distribusi yang luas dan mahal sehingga barang dapat dikirim ke pelanggan dengan cepat.

Keuangan harus menjaga investasi dan biaya yang rendah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Mengurangi persediaan sehingga investasi persediaan minimal.

• Mengurangi jumlah pabrik dan gudang.

• Menghasilkan jumlah yang besar menggunakan long production runs (Perjalanan yang berjalan panjang)

• Menghasilkan hanya untuk pesanan pelanggan.

Produksi harus menjaga biaya operasi serendah mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Membuat long production runs dari sedikit produk secara relatif. Sedikit perubahan akan dibutuhkan dan peralatan khusus dapat digunakan, sehingga mengurangi biaya pembuatan produk.

• Menjaga persediaan bahan baku yang tinggi dan work-in-process sehingga produksi tidak terganggu oleh kekurangan persediaan.

Konflik-konflik ini antara pemasaran, keuangan, dan pusat produksi pada pelayanan pelanggan, terganggunya aliran produksi, dan tingkat persediaan. Figure 1.3 menunjukkan hubungan ini.

Kini konsep manufaktur JIT menekankan perlunya untuk memasok pelanggan dengan apa yang mereka inginkan ketika mereka menginginkannya dan untuk menjaga persediaan minimal. Tujuan-tujuan ini menempatkan tekanan lebih lanjut pada hubungan antara produksi, pemasaran, dan keuangan. Bab 15 akan membahas konsep JIT manufaktur dan bagaimana hal itu mempengaruhi manajemen material.

"Today the concepts of JIT manufacturing stress the need to supply customers with what they want when they want it and to keep inventories at a minimum"

Salah satu cara penting untuk menyelesaikan tujuan yang saling bertentangan adalah untuk memberikan koordinasi yang erat dari pasokan (suppy chain), produksi, dan fungsi distribusi. Masalahnya adalah untuk menyeimbangkan tujuan yang saling bertentangan untuk meminimalkan total semua biaya yang terlibat dan memaksimalkan pelayanan pelanggan yang konsisten dengan tujuan organisasi. Hal ini memerlukan semacam manajemen material yang  terpadu atau organisasi logistik yang bertanggung jawab untuk pasokan, produksi, dan distribusi. Daripada memiliki perencanaan dan pengendalian fungsi ini menyebar di bagian pemasaran, produksi, dan distribusi, mereka harus terbentuk dalam sebuah area yang bertanggung jawab.

Diterjemahkan oleh Maramis Setiawan
Sumber: Introduction to Materials Management, 6th edition, by J.R Tony Arnold; Stephen N Chapman; Lloyd M Clive.

Share on Google Plus

About Maramis Setiawan

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.